Toplantılardan ve konuşmalardan eylem maddeleri nasıl çıkarılır

Toplantılardan, müşteri görüşmelerinden ve sesli notlardan eylem maddelerini, kararları, sorumluları, son tarihleri ve açık soruları çıkarmanın pratik yolu.

Toplantılardaki ve konuşmalardaki en önemli işler her zaman hazır bir liste gibi söylenmez.

Bir görev uzun bir açıklamanın içinde gizli olabilir.
Son tarih yalnızca bir kez ve hızlıca söylenmiş olabilir.
Sorumlu kişi açıkça belirtilmemiş, sadece bağlamdan anlaşılmış olabilir.
Bir karar toplantının sonunda değil, sıradan bir tartışmanın ortasında ortaya çıkmış olabilir.

Bu yüzden toplantıdan sonra eylem maddelerini, kararları ve açık soruları ayrı ayrı düzenlemek çok önemlidir.

Eylem maddesi nedir

Eylem maddesi, konuşmadan sonra bir kişinin veya ekibin yapması gereken somut iştir.

Örnekler:

İyi bir eylem maddesi mümkün olduğunca şu soruları yanıtlamalıdır:

Bu bilgiler net olduğunda konuşmadan işe geçmek çok daha kolay olur.

Eylem maddeleri neden kaybolur

İnsanlar toplantılarda proje yönetim aracı gibi konuşmaz. Doğal konuşurlar, fikir değiştirirler, birbirlerinin sözünü bölerler, eski konulara geri dönerler ve görevleri çoğu zaman dolaylı şekilde ifade ederler.

Biri “Bunu daha sonra kontrol ederim” diyebilir.
Biri “Gelecek hafta buna devam edebiliriz” diyebilir.
Bir müşteri “Güncellenmiş malzemeyi gönderir misiniz?” diyebilir.
Bir öğretmen “Bu bölümü mutlaka tekrar edin” diyebilir.

O anda herkes anlamın açık olduğunu düşünür. Fakat toplantı bittikten sonra ayrıntılar hızla bulanıklaşır. Uzun görüşmelerde önemli işler yan konuşmaların arasında kaybolabilir.

Kayıt ve yazıya dökme konuşmayı saklar, fakat her seferinde tam metni okumak pratik değildir. Bu yüzden eylem maddelerini düzenli bir liste halinde çıkarmak büyük zaman kazandırır.

Bir cümlenin görev içerip içermediği nasıl anlaşılır

Yalnızca fiil içeren cümleleri aramak yeterli değildir.

Asıl soru şudur: Bu cümleden sonra gerçekten birinin bir şey yapması gerekiyor mu?

Örnek:

Fiyat listesini cuma gününe kadar güncelleyin ve ekibe gönderin.

Bu net bir eylem maddesidir.

İçinde şunlar vardır:

Ama şu cümle farklıdır:

Fiyat listesini belki güncellememiz gerekir.

Bu kesin bir görev değildir. Daha çok ihtiyaç veya açık soru bildirir. Sorumlu kişi ve son tarih yoktur. Bunu görev olarak değil, doğrulanması gereken bir madde olarak yazmak daha doğrudur.

Eylem maddelerini, kararları ve açık soruları ayırın

Toplantı sonrası her şeyi tek listeye koymak iyi sonuç vermez.

Eylem maddesi yapılacak iştir.
Karar, üzerinde anlaşılmış konudur.
Açık soru, henüz netleşmemiş konudur.

Örnek:

Bu bölümler ayrı olduğunda okuyucu neyin yapılacak iş, neyin karar, neyin takip edilmesi gereken konu olduğunu hemen anlar.

ClearScribe konuşmayı nasıl düzenler

ClearScribe kayıt veya yazıya dökülmüş metinden şu bölümleri düzenlemeye yardımcı olabilir:

Uzun bir toplantı, müşteri görüşmesi, ders veya röportajdan sonra önce eylem maddelerine bakmak çok yararlıdır. Bu bölüm, sonraki adımı hızlıca gösterir.

Kendi içeriğiniz hakkında şu tür sorular sorabilirsiniz:

Böylece tüm yazıya dökülmüş metni yeniden okumadan ne yapılacağını anlayabilirsiniz.

Örnek: müşteri görüşmesi

Diyelim ki müşteri şöyle dedi:

Mevcut plan iyi görünüyor, fakat raporlama özelliğini biraz daha ayrıntılı görmek istiyoruz. Gelecek hafta bize bir örnek gönderebilir misiniz? Sonra bunu içeride konuşup size döneriz.

Bu konuşmadan şu yapı çıkarılabilir:

Eylem maddeleri

Açık sorular

Müşteri ihtiyacı

Bu şekilde sıradan bir görüşme, net bir takip planına dönüşür.

Belirsiz görevlerle nasıl çalışılır

Her görev tamamen açık değildir.

Örnekler:

Bu cümleler bir iş ihtimali olduğunu gösterir, fakat yeterli bilgi içermez.

Bunları kesin görev gibi yazmak yerine şöyle işaretlemek daha iyidir:

Yapay zekâ başlangıç listesini hazırlayabilir, fakat son anlamı insan kontrol etmelidir.

Paylaşmadan önce kontrol listesi

Eylem maddelerini ekibe, müşteriye veya iş ortağına göndermeden önce şunları kontrol edin:

Dışarıya gönderilecek notlarda bu kontrol daha da önemlidir.

İyi ve zayıf eylem maddeleri arasındaki fark

Zayıf eylem maddeleri genellikle çok kısa veya belirsizdir.

Zayıf örnekler:

Daha iyi örnekler:

İyi bir eylem maddesi uzun olmak zorunda değildir. Ama okunduğunda sonraki adım net olmalıdır.

Toplantının son üç dakikasını kullanın

Daha doğru eylem maddeleri istiyorsanız toplantının son üç dakikası çok değerlidir.

Bitirmeden önce şunları netleştirin:

Bu küçük alışkanlık toplantı sonrası notların kalitesini ciddi şekilde artırır. Konuşma ne kadar net olursa çıkarılan eylem maddeleri de o kadar doğru olur.

Sonuç

Eylem maddeleri, konuşma ile sonuç arasındaki köprüdür.

Kayıt ve yazıya dökülmüş metin bilgiyi korur. Fakat eylem maddeleri bu bilgiyi sonraki adıma dönüştürür.

ClearScribe toplantılardan, müşteri görüşmelerinden, derslerden ve sesli notlardan eylem maddelerini, kararları ve açık soruları çıkarmaya yardımcı olur. Konuşmayı yalnızca uzun bir kayıt olarak bırakmayın. Onu net bir eylem planına dönüştürün.